A kisvállalati siker nemcsak az ötleteken, hanem a nyilvántartásokon is múlik. Ha egy vállalat hitelért folyamodik, pályázatot nyújt be, eladná a céget vagy épp ellenőrzést kap, a számviteli háttér nem lehet félkész vagy hiányos.
A rendezetlen könyvelés komoly kockázatokat is hordoz, akár jogi, akár pénzügyi szempontból.
A KKVHÁZ Knowledge Monday sorozatban ezúttal Páricsi Zoltán adószakértővel, a BKIK Számviteli, Adótanácsadói, Könyvelői és Könyvvizsgálói Osztály elnökével beszélgettünk arról, miért kulcskérdés a transzparens, naprakész nyilvántartás, és hogyan lehet a számvitelt nem nyűgként, hanem stratégiai eszközként kezelni.
Az interjúban gyakorlati tanácsokat, tipikus hibákat és megelőzési stratégiákat is megosztunk – hogy a könyvei ne csak rendben legyenek, hanem a vállalkozása erőforrásává váljanak.
Olvassa el szakértőnk tanácsait – és ha kérdése van, vegye fel vele Ön is a kapcsolatot! Az interjú végén található űrlap kitöltésével térítésmentes tanácsadást kérhet.
1. Önnek mik a tapasztalatai, a hazai mikro- és kisvállalatok számviteli nyilvántartásai milyen színvonalúak? Mik a leggyakoribb hibák, mi az amire sokan nem figyelnek?
A hazai mikro- és kisvállalkozások számviteli gyakorlata összetett, színvonala rendkívül összetett. Jól látható különbségek mutatkoznak a vállalkozások mérete, tevékenységi köre és vezetőinek pénzügyi-számviteli ismeretei alapján. Az ezzel kapcsolatos problémák, illetve a javítási lehetőségek mindennaposak a könyvelői, pénzügyi szakmai életben.
A leggyakoribb hibák közé tartoznak:
Adminisztrációs szemlélet:
Sok cégvezető a könyvelést csak „kötelező adminisztrációnak” tekinti, nem pedig döntéstámogató eszköznek. A nyilvántartások elkészítése gyakran csak az adóhatósági megfelelést szolgálják, nem pedig a vállalkozás valós pénzügyi helyzetének nyomon követését, emiatt a nyilvántartások általában csak a törvényi minimumot teljesítik.
Külső könyvelőre támaszkodás:
A legtöbb mikro- és kisvállalat nem tart fenn saját számviteli részleget, hanem külső könyvelőt bíz meg. Ez gyakran költséghatékony, de a kommunikáció hiányosságai miatt az információk késve vagy hiányosan jutnak el a könyvelőhöz. Sokszor a vállalkozónak hiányosak a pénzügyi, vállalkozói és jogi ismeretei, önmaga sem érti teljes mélységében, “mi történik a könyvekben”, nem egy nyelvet beszél a könyvelést végzővel.
Szabályzatok hiánya vagy formális megléte:
Számos kisvállalkozásnál hiányos, nem megfelelő a számviteli politika és a szabályzatok dokumentálása. Gyakran csak egy „sablon” iratot használnak, amit soha nem aktualizálnak. A számviteli politika és a szabályzatok megismerése és folyamatos aktualizálása elengedhetetlen egy vállalkozás működésében. Olyan mintha a közúti közlekedésben a KRESZ szabályainak megtanulása nélkül vennénk részt.
Likviditáskezelési problémák:
Gyakori, hogy a vállalkozások nem vezetnek önálló naprakész pénzügyi kimutatásokat, így nehezen követik a kintlévőségeket és a kötelezettségeket, ami likviditási gondokat okozhat.
Bizonylatok rendszertelensége:
Előfordul a késedelmes bizonylatátadás és -feldolgozás – a bizonylatok gyakran csak hetekkel-hónapokkal később kerülnek a könyvelésbe. Sokszor egyes számlák, költség- vagy bevételi bizonylatok hiányoznak, elvesznek, vagy egyáltalán nem jutnak el a könyvelőhöz.
Tulajdonosi kifizetések keverése a vállalkozás pénzügyeivel:
A magán- és vállalkozási pénzmozgások összemosása, összekeverése az egyik leggyakoribb hiba mikro- és kisvállalkozásoknál. Egy zsebben kezelik a magán- és a vállalkozás pénzét, amely szinte mindig összemosódik.
Amire sokan nem figyelnek:
Törvény változások:
Sokan nem követik nyomon a jogszabályi módosításokat. Szakember segítségét sem veszik igénybe és a saját tudásuk is hiányos, ami szinte mindig hibákhoz vezet.
Adóoptimalizálás jogszerű keretei:
Az ismeretek hiánya miatt sokan vagy túlzott kockázatot vállalnak, vagy kihasználatlanul hagyják a legális lehetőségeket.
Digitalizáció lehetőségei:
A modern könyvelő- és egyéb programok és automatizált adatkapcsolatok (pl. NAV Online Számla adatszolgáltatás) nyújtotta előnyöket sokan még nem használják ki.
2. A mostani hitelfelvételi láz során a bankok elsőként a könyveket kérik. Mi a tapasztalat, mik azok a paraméterek amelyek a kedvező döntést segítik és lehet-e ezeket kozmetikázni?
Tapasztalatok a hitelbírálat során
A hitelfelvételi folyamatokban a bankok elsődlegesen a számviteli nyilvántartásokra támaszkodnak, mivel ezek mutatják meg a vállalkozás pénzügyi helyzetét, jövedelemtermelő képességét és hitelképességét. Emiatt a könyvelés minősége, pontossága és átláthatósága kulcsfontosságú tényező.
A bankok által vizsgált fő paraméterek:
- Eredménykimutatás mutatói
Árbevétel növekedési trendje
Üzemi (üzleti) eredmény, EBITDA
Saját tőke aránya, tőkearányos nyereség (ROE)
Adózott eredmény stabilitása - Mérlegstruktúra és likviditás
Saját tőke / idegen tőke arány (eladósodottsági mutató)
Likviditási mutatók (pl. forgóeszközök és rövid lejáratú kötelezettségek aránya)
Rövid lejáratú hitelek és vevő-szállító egyensúly - Cash-flow és fizetőképesség
Működési cash-flow pozitív volta
Adózott eredmény és pénzáramlás összhangja
Kintlévőségek és készletállomány forgási sebessége - Adózási fegyelem és átláthatóság
Rendszeres bevallások, késedelmek hiánya
Online számlaadatok és könyvelési adatok konzisztenciája
Átlátható tulajdonosi szerkezet
Mi segíti a kedvező döntést, a hitelfelvételt?
Stabil, növekvő árbevétel és kiszámítható eredménytrend.
Megfelelő tőkeerő, azaz nem minimális saját tőkével működő vállalkozás.
Rendezett, naprakész könyvelés és gyorsan elérhető pénzügyi adatok.
Átlátható működés, különösen a magán- és cégpénzek elválasztása.
Szektor-specifikus kockázatok kezelése (pl. építőiparban előlegkezelés, agráriumban támogatások időzítése).
Lehet-e ezeket „kozmetikázni”?
Formálisan igen, de csak korlátozottan és kockázatosan.
A vállalkozások gyakran próbálják a pénzügyi eredményeiket „szebbé tenni” például:
– bevétel időzítésével (előrehozott számlázás, még nem teljesített szolgáltatások elszámolása),
– költségek elhalasztásával,
– vagy tulajdonosi kölcsönök tőkévé alakításával a tőkehelyzet javítása érdekében.
3. Hogyan érdemes a számvitel rendbetételéhez hozzáfogni? Mi az amit hagyni kell és mi az amit azonnal rendezni kell, még ha nincs is hitelfelvétel, vagy eladás a napirenden?
A számvitel rendbetételének lépései és prioritásai:
A számviteli nyilvántartások rendezése nem egyszeri feladat, hanem fokozatos, tudatos folyamat, amelynek célja, hogy a könyvelés a valós gazdasági eseményeket tükrözze. Az első lépés mindig az, hogy átlátható képet kapjunk a jelenlegi helyzetről.
1. Helyzetfelmérés és diagnózis – audit:
- Érdemes áttekinteni a könyvelést legalább az elmúlt 1–2 évre visszamenőleg, különös tekintettel az áfa-bevallások, mérlegek, eredménykimutatások és főkönyvi kivonatok egyezőségére.
- Célszerű független könyvelő vagy könyvvizsgáló segítségét kérni, aki külső szemmel tárja fel az esetleges hibákat, hiányosságokat.
- Azonosítani kell a kritikus területeket: például készletnyilvántartás, tárgyi eszközök, vevő-szállító analitika, saját tőke helyzete.
2. Amit azonnal rendezni kell:
- Bizonyítékok és bizonylatok hiánya: minden gazdasági eseményhez legyen megfelelő dokumentum (számla, szerződés, banki bizonylat).
- Saját tőke rendezése: ha a saját tőke a jegyzett tőke alá csökkent, az jogi következményekkel jár (pl. tőkerendezési kötelezettség).
- Elmaradt egyeztetések: vevő-szállító, bankszámla és pénztár egyeztetés.
- Áfa és adóbevallások összhangja a könyveléssel: gyakori, hogy az adóbevallások nem teljesen egyeznek a főkönyvi adatokkal.
- Magán- és cégpénzek elválasztása: ha eddig összemosódtak, ezt azonnal rendbe kell tenni, mert ez a leggyakoribb hiba és kockázati tényező.
3. Amit fokozatosan lehet fejleszteni:
- Számviteli politika és szabályzatok frissítése: ezek gyakran elavultak vagy sablonosak, pedig a vállalkozás működéséhez kell igazítani őket.
- Digitalizáció, automatizálás: modern könyvelőprogramok, online számlázás, banki integrációk bevezetése hosszú távon csökkenti a hibák számát.
- Pénzügyi tervezés és elemzés bevezetése: havi vagy negyedéves szinten érdemes legalább egy egyszerű eredménykimutatást és cash-flow összesítést készíteni, nem csak év végén.
4. Amit hagyni vagy halasztani lehet:
- Kisebb, múltbeli adminisztratív hibák (ha nincs jelentős hatásuk a beszámolóra vagy adókötelezettségre) – ezek javítása nem mindig indokolt, ha az időráfordítás aránytalan.
- Nem lényeges eszközök vagy tételek újraértékelése – ha az értékhatás kicsi, a könyvelési energia máshol jobban hasznosul.
- Ritkán használt nyilvántartások részletes finomítása – ezek inkább a későbbi fejlesztési fázisba tartoznak.
5. Miért fontos a rendezés akkor is, ha nincs konkrét cél (hitel vagy eladás)?
- Megbízható döntéshozatal: a valós adatok alapján lehet jól árazni, beruházni, bért emelni vagy finanszírozási döntést hozni.
- Adóhatósági kockázat csökkentése: egy átlátható, rendben lévő könyvelés esetén sokkal kisebb az esélye egy bírságos NAV-ellenőrzésnek.
- Piaci bizalom: egy tiszta pénzügyi háttér növeli a beszállítók, partnerek és potenciális befektetők bizalmát.
4. A könyvelővel való kapcsolat során, mi az, amit havonta – negyedévente – évente jogosan elvárhatunk adatszolgáltatást tőlük? És mi a valóság, milyen az együttműködés a felek között?
Az egyik legfontosabb első lépés a könyvelési szerződés aktualizálásának fontossága. Pontosan tudnia kell a feleknek, hogy mik az elvárások, milyen feltételek mellett tudnak együttműködni.
Mit várhatunk el jogosan a könyvelőtől?
A könyvelő és a vállalkozás kapcsolata ideális esetben folyamatos, kétirányú információáramláson alapul. A könyvelő nemcsak az adózási kötelezettségeket teljesíti, hanem döntéstámogató adatokat is biztosít a cégvezetés számára.
Fontos megérteni, hogy a könyvelő feladata a törvényi kereteken belüli utólagos adatfeldolgozás. A könyvelő alapesetben nem adótanácsadó, nemzetközi adószakértő, bérszámfejtő, nyugdíjügyintéző, vagy akár független könyvvizsgáló. Természetesen sokan foglalkoznak ezekkel a tevékenységekkel is és „komplex” szolgáltatással segítik a vállalkozót.
Egyeztetések, adatszolgáltatások:
Havonta:
- Áfa-bevallás előkészítése és egyeztetése (ha havi bevalló a cég).
- Főbb forgalmi adatok visszajelzése: bevételek, költségek, adóalap, fizetendő áfa összege.
- Bérszámfejtés, járulékbevallás, dolgozói adatok aktualizálása.
- Banki, pénztári mozgások feldolgozása, egyeztetése.
- Rövid figyelmeztetés a közelgő adófizetési határidőkről.
Negyedévente:
- Eredménykimutatás (nem hivatalos, de tájékoztató jelleggel): a vállalkozás teljesítményének áttekintése.
- Adótervezés: előzetes kalkuláció a társasági adó, iparűzési adó, osztalékfizetés várható mértékéről.
- Kintlévőségek, kötelezettségek áttekintése, cash-flow előrejelzés.
- Kommunikáció az esetleges jogszabályváltozásokról, amelyek a vállalkozást érinthetik.
Évente:
- Éves beszámoló, adóbevallások és zárási dokumentációk elkészítése.
- Számviteli politika, szabályzatok aktualizálása.
- Rövid éves pénzügyi értékelés: eredmény, tőkehelyzet, likviditás, tartalékképzési lehetőségek.
- Tanácsadás a következő évre vonatkozó adóoptimalizálásról, beruházási döntésekről.
És mi a valóság?
A gyakorlatban a kapcsolat jóval szűkebb információcserére korlátozódik, különösen mikro- és kisvállalatok esetében.
Jellemző problémák:
Kommunikációs szakadék:
A cégvezető sokszor csak a „NAV-határidők környékén” hall a könyvelőről, és nem kap rendszeres tájékoztatást a vállalkozás pénzügyi helyzetéről.
Időhiány és információhiány:
A könyvelők nagy ügyfélszámmal dolgoznak, így nincs kapacitásuk minden vállalkozásra egyénileg pénzügyi elemzéseket készíteni.
Adatszolgáltatás hiányosságai:
A vállalkozók gyakran késve, vagy egyáltalán nem adják le a bizonylatokat, ami miatt a könyvelő sem tud pontos, időben friss adatokat szolgáltatni.
Költségérzékenység:
Sok kisvállalkozás a könyvelést „felesleges és minimális költségként” kezeli, ezért nem vár (vagy nem fizet) a havi riportolásért, tanácsadásért.
Ideális együttműködés irányába mutató gyakorlatok:
Online dokumentumkezelés és számlaadat-szinkronizálás (NAV Online Számla, digitális számlázók).
Havi vagy negyedéves mini-pénzügyi jelentés a könyvelő részéről (akár automatizáltan).
Közös pénzügyi naptár az adóhatáridők, fizetések, bevallások követésére.
Rendszeres egyeztetés (pl. havonta egy óra): rövid áttekintés az eredményekről és teendőkről.
A szolgáltatások megfelelő piaci értékelése.
Az interjú során Páricsi Zoltán nemcsak eligazítást adott a számviteli nyilvántartások útvesztőiben, hanem hasznos iránytűt is a mikro- és kisvállalkozások számára.
Köszönjük a megosztott tudást!
Kérdése van? Vegye fel velünk a kapcsolatot!
