Találós kérdés: Mi az? Elkerülhetetlen, hogy velünk maradjon, a kultúránk része lett.
Helyes válasz:  Az online megbeszélések

Ezen belül is sokféle megbeszélés van. Most egy olyan helyzetet veszünk elő, hogy egy 25 fős kerekasztal beszélgetésre hívtak meg bennünket szakértőként és ott akarunk helyt állni. Több ismerős is van a megbeszélésen, de a legtöbben idegenek.

Lássuk mire kell figyelni!

Belépés
Illik időben megérkezni. Senki ne csodálkozzon, ha hamarosan eljön annak az ideje, hogy a későket nem is engedik be.
Ha mégis késne, ne köszöngessen, ne szabadkozzon, hanem kikapcsolt mikrofonnal vegye fel a rendezvény tempóját. Emlékszik az élő konferenciákra? Az előadó beszél, ön késve érkezik, nem kezd el hangosan panaszkodni a belvárosi dugóra ( úgyis tudja mindenki hogy késve indult)
Nem illik sokkal korábban sem megérkezni. Gondoljunk arra, hogy a szervezők még a saját beállításaikat végzik. Terhes a vendéggel máris foglalkozni. Ha a rendezők másként nem kérték, a kezdés előtt 5 perccel érdemes „beülni”

Köszönés
A hivatalos online beszélgetésre való megérkezéskor nem kell köszönni. (Leszámítva a kis létszámú rendezvényeket, még a kezdés előtt, különösen ha sok az ismerős) Ez nem olyan, mint ahogy apáink tanították, hogy ha valahova belépsz hangosan köszönjél. Itt a sűrű megérkezések miatt sok köszönés keveredhet, nem is oda mutat a kamera és nem is biztos hogy megismerik a hangunkat.
A köszönés helyett van azonban egy kötelező kellék. Gondoskodjunk arról, hogy a nevünk, cégünk és beosztásunk ki legyen írva. Elfogadhatatlan a „Józsi”, „Bözsi” , meg egyéb otthonra szánt felirat.

Hang
A mikrofont csak akkor kapcsolja ki, ha a környezetében zavaró zaj várható, vagy zavaró zajt csaphat.

Ez azért fontos, mert a zoom a legerősebb zajforrásra kapcsolja a képet. Halkítsa le a telefonját és állja meg hogy nem lapozgat és nem kocogtatja a poharát. Ezzel a bekapcsolt állapottal viszont elkerülheti, hogy ha szót kap – lássuk be ez izgalommal jár – elfelejti visszakapcsolni a mikrofonját. Ha valamivel meg lehet hekkelni egy rendezvényt ez az. Ilyenkor mindenki segítően kiabál, telefonál az illetőnek, aki a jegyzeteibe merülve mondja csak mondja. Szörnyű.
Az is megoldás az óhatatlan zajok ellen, ha kikapcsolja a mikrofonját. Ilyenkor a vitavezetőnek mindig figyelmeztetnie kell a következő megszólalót a bekapcsolásra és időt is kell adni erre. A legjobb, ha mi koncentrálunk és beidegződéssé tesszük a mikrofon kezelést.

Fény
Körülbelül úgy kell megvilágítani magunkat, mint egy fürdőszoba tükör előtt. Arra koncentráljunk, hogy magunkat világítsuk meg és a kamerába ne világítson bele a lámpa vagy a fényforrás. A laptopok mini kamerái és a komolyabb web kamerák is érzékelik a fényt beállítják magukat. Ne világítsunk túl erős fénnyel csillogni fog a kép.

Informatikai feltételek
Mobil telefonos becsatlakozáskor a mobil telefonját használja a fekvő képhelyzetet. Ez a képállás tud optimálisan viselkedni a többiek laptopjain vagy asztali gépein. A gépről kapcsoljunk ki minden más alkalmazást, hogy a konferenciára jusson a legtöbb erőforrása a gépünknek. Sokan esküsznek arra, hogy míg mi nem beszélünk kapcsoljuk ki a kamerát és a hangot is, csökkentve a felesleges adatátvitelt.
Igaz, de ez csökkenti a felhasználói élményt. (ki ne szeretné megnézegetni a résztvevőket) Mindenkor a moderátor döntsön. Ne felejtse el azt sem, hogy ha kikapcsolja a kameráját egy szabad fekete üres kocka az ön rendelkezésére áll. Használja ki, tegyen bele reklámot!
Vegye figyelembe! Ha kábeles internet csatlakozási lehetősége van az stabilabb és erősebb.

Kamera
Az ideális képbeállásnál a kamera a szemünk magasságában van, ( tegyen alá két könyvet) és olyan távolságra, hogy a nyakunk, inggallérunk feltétlen látszódjon, esetleg a vállunk is. A fejtetőnk felett egy kevéssel legyen a kép teteje. Akinek komolyabb kamerája van (30.000 +Áfa) az megteheti, hogy az asztal lapja is látszik, ahol a kézfejével gesztusokat tud közvetíteni.

Háttér
Sokan szeretnek tudós ember képében megjelenni és könyves szekrény előtt ülni. ( figyelem a nézők imádják vizsgálni a polcot) Mások nem szégyellve a home office helyzetet a lakásukat mutatják. Kérem ne tegyék. Vannak, akik tengerpartok előtt mutatkoznak előszeretettel.  Csökkenti az elmondottak súlyát. A legjobb háttér irodai jellegű, esetleg növény, könyvek stb.
A teljesen semleges sík háttér is kerülendő.

Öltözködés
Egy online tanácskozáson úgy legyen felöltözve (a látható felületeken) mint amilyen öltözetben egy hasonló megbeszélésen ön „békeidőben” meg szokott jelenni, ahogy az Ön környezete már ismerte.
A kócos haj, a szabadidő ruha lecsökkenti az Ön hitelességét.
Ne felejtsük el, hogy a legtöbb online beszélgetés felvételre kerül, Nem csak magunkkal, de a meghívónkkal is kiszúrunk, ha a felvételét rossz fénnyel, felesleges hangokkal, hiányos öltözettel elrontjuk.

Magaviselet
Az élő konferenciákkal ellentétben, itt hangos helyeslés, vastag nevetés káros. Ugyanígy neveletlenség közben telefonálni, a kamerát sejtelmesen kikapcsolni. Illik a beszélőre koncentrálni, mosollyal, vagy szemöldök összehúzással véleményt formálni. Megalázó az előadóra nézve, ha hanyagul fekszünk egy kanapén.

Angol
Lássuk be, az idősebb korosztálynak még a magyar nyelvű oldalak használata is gyakran gondot okoz.
Hát még egy teljesen idegen technológia (online konferencia) angol nyelvű utasításai.
Kérek mindenkit, tanulja meg a leggyakrabban használt online konferenciák angol nyelvű menüpontjainak és funkciógombjainak magyar jelentését. Meglátják egy kő fog leesni a vállukról és kétszer jobban élvezik majd a munkát mint addig!

Jelentkezés hozzászólásra
Ha vitára kerül a sor, az online beszélgetések alfája és ómegája, hogy nem vágunk egymás szavába.
Szót elektronikusan is lehet kérni, kézfeltétel is jó, bár zavarja az éppen soron lévő előadót.
Nem agresszió, ha a szervezőtől megkérdezi a szokást.
Jó moderátori gyakorlat egy vitában, ha pld  a vitavezető névsorban szólítja a résztvevőket, akik ha nem kívánnak szólni „passzolnak” ez is információ a többieknek.

Nálam van a szó, hogyan fejezzem ki magam tömören?
Az online tér, az itt tapasztalható hangok, a szűk képalkotási lehetőség, nem tűri meg a nagy szóvirágokkal beszélőket, sem a parttalanul ömlengőket, de kegyetlenül felnagyítják a nyökögést, és különösen a mellébeszélést. Ne szégyelljünk készülni egy ilyen rendezvényre (jegyzetek) ne szégyelljünk jegyzetelni.

És különösen ne szégyelljünk röviden beszélni. Higgyék el, hálásak lesznek nekünk a többiek, ha a „rizsát” most elhagyjuk. Ha a moderátor nem mondaná, megszabad kérdezni a rendelkezésre álló időt. Ha a moderátor a felkészületlen, arra figyeljen, hogy soha ne beszéljen 2 percnél többet.
Gusztustalan, ha valaki a témától elkanyarodva önreklámra használja a szót.
Ennél már csak az a fájóbb, ha üres semmit mondás a hozzászólása. Sokszor mondjuk a „szó elszáll” ..
itt nem száll el, szerverek őrzik, van hozzáfűződő jog, és mindez a semmiért. Ne tegyék

Ki vezeti a beszélgetést.
A rendezvény szervezője a vita természetes vezetője. Ő az első aki megszólal, ilyenkor felállíthat szabályokat, de át is adhatja a vita vezetését másnak, de ezt jól érthetően kell tennie és be is kell tartania.

Mi a joga, miben segíthetjük őt?
A vitavezető az egyetlen személy aki közbeszólhat, aki szabályt módosíthat, aki a befejezést elhatározza és aki az utolsó szó jogát élvezi.
Mi a leglényegesebb különbség az élő és az online megbeszélések dinamikája között?
Egy online beszélgetés a fent elmondott tulajdonságok miatt 30 % al rövidebb a hasonló élőnél, Ha nem így történik valamilyen baj van. Az élő beszélgetéseknél is fontos, de az online világban életbevágó az egymásra való reagálás. Aki nem úgy kezdi a hozzászólását hogy két (2) szóban dicséri az előtte szólót vagy nem köszöni meg a szót a moderátornak hibát követ el. A moderátor pedig akkor hibázik ha nem köszöni meg és esetleg nem emel ki egy mondatot, amivel a teljes közösség figyelmét jeleníti meg, és teszi olajozottá a beszélgetést.

Kié a felvétel, hogyan kell eljárni?:
Kérem itt a nagyon körültekintő eljárást!
A magán személyek magánbeszélgetései nem tartoznak a GDPR hatálya alá. A céges, üzleti célú személyes adatkezelést azonban 2017 január 28 óta erős uniós törvény szabályozza.
A legfontosabb: a személyes adat az, ami alapján egy konkrét személy beazonosítható. Itt természetes a kép, film , hang, de minden olyan adat is név, cím, adószám stb. ami alapján egy személy kétséget kizáróan
megtalálható.
Tisztázni kell: ki az adatkezelő; mi az adatkezelés jogalapja: hozzájárulás; szerződés; és mások; megőrzési idő;
Tehát: egy online beszélgetés rögzítésének megkezdése előtt tisztázni kell, hogy a jelenlevők hozzájárulnak e a hang és képfelvételekhez. Az aki nem, hagyja el a rendezvény. Ennek helyzetnek a tisztázására a legelegánsabb megoldás a meghívó levélben jelezni és a regisztrációs felületen megerősíteni a beleegyezés kérését.
Fontos!: Akit részleteiben is érdekelnek a KKV szektort érintő GDPR tudnivalók, azok a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) honlapján www.naih.hu egy 64 oldalas anyagban tájékozódhatnak a fenti esetek pontos szabályozásairól.